- 13 de Julho, 2022
- Posted by: Filipa Ferreira
- Category: Controlo Interno
Os controlos internos estão na base da integridade financeira de uma empresa. Destinam-se a garantir que as demonstrações financeiras refletem números materialmente corretos. Se existir uma estrutura de controlo interno deficiente, as demonstrações financeiras terão um maior risco de distorções materiais. Uma estrutura de controlo interno bem concebida aumenta a fiabilidade da informação contida nas demonstrações financeiras.
Quais são os riscos?
Um dos aspetos mais arriscados da atual elevada rotatividade da mão de obra é a perda de segregação de funções. Se um colaborador com acesso às despesas é também o responsável pela supervisão das transações, podem existir deveres conflituantes. Existe a possibilidade de erros ou fraudes porque esse colaborador terá acesso a demasiadas transações. Esta situação pode acontecer facilmente quando os colaboradores-chave saem e os restantes colaboradores absorvem o seu trabalho.
Para evitar isso, certifique-se de que diferentes funções têm diferentes níveis de acesso na estrutura de controlo. Os colaboradores responsáveis pelas despesas, por exemplo, devem estar num nível separado da equipa que revê as transações.
Os problemas ocorrem quando um colaborador tem acesso a vários níveis e a aptidão de fazer algo sem ser detetado. Por exemplo, se um colaborador tiver acesso à conta corrente, bem como ao sistema de reconciliação, pode criar a sua própria fatura, pagar a si mesmo e esconder a transação. Da mesma forma, alguém com a capacidade de fazer registos de diário no razão geral não deve ser a pessoa que revê esses registos.
Isto é, em parte, para proteger os colaboradores. Se tiverem acessos ou aptidões inadequados, existe um alto risco de erros inadvertidos, como pagar a mesma fatura duas vezes, mesmo quando não há fraude.
Como sabe se a sua estrutura está em boas condições?
Começa com uma avaliação da conceção da estrutura atual para compreender as lacunas na estrutura de controlo interno. Um walkthrough pela conceção confirma os processos ou revela lacunas e problemas.
Uma vez tendo uma conceção que se enquadre no estado atual da organização, o próximo passo é testar, o que pode ser exigido para algumas empresas públicas e é uma boa prática para entidades privadas. Verifique se existem controlos suficientes por cada asserção das demonstrações financeiras, de modo a que não existam lacunas na estrutura. Isto estabelece a fiabilidade das demonstrações financeiras.
Se existirem várias deficiências em torno de um ciclo de transações das demonstrações financeiras, determine a gravidade do problema. É necessário julgamento nesta área cinzenta para determinar se estas deficiências podem conduzir a uma distorção material nas demonstrações financeiras.
A perfeição é tipicamente irrealista. Uma taxa de sucesso superior a 90% geralmente é suficiente porque um determinado controlo frequentemente compensa outros. Se inferior pode atrair um maior escrutínio por parte de investidores ou credores, mesmo que não chegue ao nível de uma insuficiência material.
Depois de avaliado o estado da sua estrutura atual, crie mudanças no processo. Certifique-se de que os controlos estão prontos para o trabalho remoto e determinam o modo como as tarefas mudam se a equipa mudar. Há muita coisa que não se pode controlar no contexto atual de rápida mudança nos negócios e no emprego, ao contrário dos controlos internos.
Adaptado de: “Is Your Internal Control Environment Up to Date?“, por Mary Wisenski, sócia de assurance e consultoria numa empresa no Connecticut de contabilidade e consultoria Fiondella, Milone & LaSaracina, LLP, publicado em CFO News em 28 de junho de 2022.