- 6 de Outubro, 2022
- Posted by: Filipa Ferreira
- Category: Benchmarking
As demonstrações financeiras consolidadas permitem que as organizações com empresa-mãe e unidades subordinadas (por exemplo, subsidiárias, operações regionais ou múltiplas localizações) reportem as suas contas como uma única empresa para credores, investidores, líderes operacionais e outras partes interessadas. Preparar estas demonstrações pode ser uma tarefa complicada, mas a sua execução em tempo oportuno é fundamental.
O período de tempo em dias para encerrar as contas consolidadas mensais mede o número de dias corridos (incluindo fins de semana) que decorrem entre a preparação do balancete mensal inicial da entidade e o encerramento das demonstrações financeiras consolidadas mensais da entidade. Os líderes financeiros devem acompanhar o desempenho da sua empresa nesta medida para garantir que o processo de elaboração das demonstrações consolidadas seja otimizado para um reporte oportuno e preciso.
Os dados da APQC para esta medida mostram que as organizações mais rápidas são capazes de encerrar as demonstrações financeiras consolidadas em quatro dias, enquanto que as organizações mais lentas reportaram demorar mais do dobro do tempo – 10 dias.
Os riscos de um desempenho lento
As organizações que demoram demasiado tempo para encerrar as suas demonstrações financeiras consolidadas mensais correm o risco de perder oportunidades-chave de análise e resolução de problemas. Mesmo que a equipa financeira detete problemas significativos nas demonstrações financeiras do mês anterior, os líderes operacionais não terão muito tempo para resolver os problemas no mês seguinte se não obtiverem as demonstrações financeiras em tempo oportuno. É fácil ver como as consequências se podem agravar de mês para mês, à medida que as equipas se esforçam para resolver problemas que deveriam ter sido detetados mais cedo.
A tempestividade é importante, mas as organizações também enfrentam riscos quando trabalham muito depressa. Sendo dado demasiado pouco tempo, os líderes operacionais terão dificuldade em concluir os seus acréscimos, diferimentos, ajustamentos ou outros lançamentos contabilísticos importantes. As demonstrações financeiras consolidadas resultantes não apresentarão uma imagem precisa do negócio.
O período de tempo ideal para uma empresa dependerá de fatores como a sua dimensão, setor e complexidade. Por essa razão, a APQC recomenda o benchmarking do desempenho internamente, dentro do seu setor e em relação a organizações de dimensão semelhante. O benchmarking destes diferentes pontos de vista ajuda a fornecer uma imagem mais holística do desempenho financeiro.
Como melhorar
O uso excessivo de folhas de cálculo, as interações manuais durante o processo e o erro humano aumentam os períodos de tempo para encerramento das contas consolidadas mensais. A boa notícia é que existem estratégias comprovadas para melhorar o processo e diminuir os períodos de tempo. Seguem-se três das estratégias com mais impacto.
- Estabelecer estruturas robustas de governance
Parte do desafio de encerrar as demonstrações financeiras consolidadas mensais é que as grandes empresas geograficamente dispersas normalmente utilizam vários razões gerais e sistemas de planeamento financeiro. Embora não exista forma de contornar os requisitos de conformidade específicos de cada país, uma empresa deve ter como objetivo uniformizar e centralizar o processo de reporte o máximo possível – especialmente no que diz respeito ao plano de contas. A falta de uniformização e centralização ao nível do plano de contas significa que o reporte demorará mais tempo, especialmente se diferentes unidades de negócio acrescentarem continuamente novas contas ao seu plano de contas.
- Alavancar a tecnologia integrada
As abordagens manuais à recolha de dados e a falta de integração entre os sistemas resultam em períodos de tempo mais longos para encerramento das demonstrações financeiras consolidadas. A simplificação da recolha de dados através de ferramentas baseadas em nuvem atende ambas as preocupações.
As ferramentas ERP baseadas em nuvem proporcionam visibilidade sobre toda a empresa e mantêm cada indivíduo e departamento responsável por quaisquer atrasos na preparação das demonstrações financeiras. Estas ferramentas atualizam e partilham automaticamente os dados financeiros em vários sistemas. Isto ajuda a prevenir o tipo de erros e atrasos que ocorrem quando as equipas financeiras preparam as demonstrações financeiras manualmente.
- Treinar e capacitar as pessoas
Trabalhe em conjunto com as equipas financeiras de forma a entender quanto tempo as equipas realmente precisam, antes de pedir que estas alcancem uma execução mais rápida. Adicionalmente, pergunte se algo pode estar a causar atrasos no processo. Embora seja importante encerrar as demonstrações financeiras em tempo oportuno, também é importante dar tempo suficiente às equipas para fazerem o trabalho para que as contas não tenham informação em falta ou incompleta. Para garantir maior consistência e uniformização, proporcione formação e recursos tais como guias de ambiente de trabalho que descrevam como o trabalho deve ser realizado.
Adaptado de: “Best Organizations Report Consolidated Financials in 4 Days: Metric of the Month“, por Perry D. Wiggins, CPA, CFO, secretário e tesoureiro da APQC, uma organização sem fins lucrativos de benchmarking e pesquisa de melhores práticas sediada em Houston, publicado em CFO News em 06 de julho de 2022.