- 29 de Janeiro, 2024
- Posted by: Filipa Ferreira
- Category: CFO
No meio da constante incerteza económica e das preocupações com a recessão no mercado, os CFO estão a tomar decisões críticas relativamente à otimização dos custos e aos cortes orçamentais. As empresas estão a esforçar-se ativamente por ter um fluxo de caixa positivo; no entanto, parecem estar a negligenciar um importante fator de escalada de custos: as aplicações software como serviço (SaaS).
A adoção generalizada de aplicações SaaS nos últimos anos é evidente, porém, em muitas organizações, estas aplicações permanecem amplamente desconhecidas, inadequadamente controladas e mal geridas. Esta situação pode representar um desafio para os CFOs, tornando as decisões de otimização de custos mais difíceis para a equipa.
De seguida estão seis estratégias eficazes para os CFOs reduzirem os gastos com software e tirarem o máximo proveito dos seus investimentos em software em condições de mercado incertas e inflacionadas.
- Analise o que tem
Faça uma análise exaustiva do seu conjunto de tecnologias baseadas em SaaS, quanto é que gasta e o ROI (retorno do investimento) que gera. Compile um inventário completo de todas as aplicações SaaS que a sua organização está a utilizar atualmente. Quando tiver uma lista abrangente, analise os gastos e a utilização das aplicações. Isto implica compreender as taxas de subscrição e os custos adicionais, como licenças de utilizador, manutenção e suporte.
E, em seguida, compare os seus gastos com SaaS com os pares do setor ou organizações semelhantes. Este processo de benchmarking ajuda-o a compreender se está a pagar mais ou menos do que os seus pares e identifica áreas em que é possível obter potenciais economias de custos.
- Consolidação de fornecedores
Uma abordagem rápida para os CFOs reduzirem os custos é a consolidação de aplicações redundantes. Em vez de utilizarem duas ou mais soluções de software que desempenham funções semelhantes, os CFO podem otimizar o seu conjunto de tecnologias baseadas em software e poupar nos gastos através da consolidação dessas funcionalidades das aplicações numa única aplicação abrangente.
Esta abordagem minimiza os encargos financeiros da gestão de várias aplicações e licenças associadas. Aumenta a eficiência operacional, já que os colaboradores podem colaborar e trabalhar numa plataforma abrangente, facilitando a gestão de SaaS e dos gastos.
- Prevenir o shadow IT antes que ocorra
Como CFO, tem de ter acesso a soluções avançadas de gestão de gastos com SaaS para obter uma visibilidade completa sobre o seu conjunto de tecnologias baseadas em SaaS. Deixe de depender de folhas de cálculo. O sistema envia proativamente alertas após a deteção de aplicações não autorizadas, prevenindo eficazmente os casos de shadow IT antes que ocorram.
O catálogo de aplicações é outra forma eficaz de evitar o shadow IT. Ao disponibilizar aos colaboradores um inventário de aplicações autorizadas entre as quais escolher, previne a procura de software não autorizado de forma independente, reduzindo, em última análise, o risco de shadow IT.
- Analisar os padrões de utilização
O ROI é um fator importante para compreender o valor das aplicações. O baixo ROI é uma consequência da reduzida utilização. Muitas organizações têm esta prática de comprar mais licenças do que as necessárias, e essas licenças acabam por não serem utilizadas, levando a gastos desnecessários.
A simples monitorização dos logins é inadequada; o que é necessário é acompanhar se todas as funcionalidades são utilizadas ou não. Isto permite redistribuir ou otimizar as licenças subutilizadas durante as negociações, aumentando as economias de custos.
- Construa uma cultura consciente dos custos
Os utilizadores devem concentrar-se no ROI das aplicações quando apresentam um pedido de compra, em vez de comprarem um produto apenas para realizarem uma tarefa. Os CFOs devem fazer as perguntas certas antes de aprovarem um pedido de compra:
– Quais são as vantagens que a aplicação trará para a organização?
– Qual é o ROI que esta aplicação irá gerar?
– Qual é a duração prevista de utilização da aplicação pela equipa?
– Com que rapidez influenciará as nossas receitas ou despesas?
– Existirão custos adicionais/ocultos relativos a suporte, atualizações, etc.?
– A aplicação está incluída no orçamento atribuído?
Incorpore estas perguntas nos seus formulários para obter informações sobre as razões de cada pedido e antecipar os resultados esperados da aplicação. Quando implementada ao nível da base, esta abordagem irá estimular de forma natural uma cultura de consciência financeira, conduzindo a uma boa gestão dos gastos e a retornos de investimento fiáveis.
- Otimize o processo de compras
Não se limite aos formulários. Avance e crie um processo de compras de excelência, dê formação aos seus colaboradores sobre como o utilizar e garanta que seguem um processo uniformizado ao comprarem aplicações SaaS.
Um processo de compras otimizado com fluxos de trabalho automatizados proporcionará transparência aos utilizadores; os quais poderão acompanhar os seus pedidos em tempo real, aumentando a responsabilização e agilizando o processo de compras. Um processo de compras otimizado ajudará o CFO a evitar gastos excessivos em aplicações, tornando mais fácil o alinhamento dos gastos com os seus objetivos financeiros.
Ao implementar estas estratégias, os CFOs podem facilmente fazer face a tempos incertos, garantindo que cada investimento em software contribui de forma significativa para os resultados da empresa.
Adaptado de: “6 Strategies for CFOs to Reduce Software Spend“, por Nidhi Jain, CEO e cofundadora da CloudEagle, publicado em CFO News em 14 de novembro de 2023.