- 15 de Janeiro, 2024
- Posted by: Filipa Ferreira
- Category: Orçamento
A elaboração do orçamento anual é uma das tarefas mais árduas para os CFOs. Portanto, os CFOs precisam de colocar em prática o processo certo. Parte da aplicação do “processo certo” significa implementar a solução tecnológica e de análise de dados necessária não só para atender às necessidades imediatas de orçamento, mas para fornecer um caminho a seguir para a previsão e análise contínuas que são especialmente críticas numa economia volátil. Veja como:
1. Estabelecer um processo “real”
Porque é que algo que os CFOs fazem todos os anos é tão desafiante? Principalmente, porque não têm o processo certo em vigor, o que os obriga a reinventar a roda uma e outra vez.
Tudo o que diz respeito à elaboração do orçamento começa com um processo, e existem muitas abordagens à escolha: modelos dinâmicos como o planeamento da criação de valor, a elaboração do orçamento baseado no passado que extrapola a partir de dados históricos, o planeamento empresarial integrado que recolhe as informações dos líderes de vendas e operacionais e a elaboração do orçamento de base zero que requer começar do zero numa base anual, para mencionar alguns.
Embora pretenda identificar a opção mais apropriada e proporcional em termos de risco e recompensa, a abordagem que escolhe é menos importante do que o processo que constrói em torno dela. Muitos CFOs podem reivindicar uma metodologia e criar um orçamento, mas o trabalho em si mesmo é muitas vezes aleatório, mal gerido e normalmente com atraso face ao cronograma. Para implementar um processo “real”, os CFOs devem:
– Começar cedo. Nunca é demasiado cedo para aplicar um processo, mas, no mínimo, os CFOs devem começar um trimestre antes do início do ano fiscal para garantir que recebem os relatórios de que precisam de toda a empresa. O planeamento e previsão dinâmicos podem resolver esta questão em alguns casos, mas os CFOs podem estar à procura de dados adicionais para utilizar no orçamento anual.
– Conhecer as etapas. Conhecer as etapas do processo é essencial para acompanhar o progresso. Ter um cronograma com os principais prazos garante que a elaboração do orçamento se mantém no rumo certo e satisfaz as necessidades temporais da empresa.
– Evitar ficar afogado em dados. Numa era em que tudo é mensurável, ter demasiados dados é um obstáculo muito real. Os CFOS devem concentrar-se só no que importa.
A aplicação destes fundamentos estabelece as bases para um bom processo que não só ajuda a lidar com o orçamento inicial, mas também torna muito mais fácil a reformulação da previsão com base na mudança das condições.
2. Implementar a tecnologia certa
Só depois de os CFOs terem estabelecido um processo de elaboração do orçamento sólido é que podem começar a construir a solução tecnológica certa. Os sistemas tecnológicos atuais são essenciais para que os CFOs planeiem com precisão o futuro da empresa, uma vez que o acesso integrado a dados financeiros, operacionais e macroeconómicos em tempo real — permitindo uma melhor modelação de cenários — é um verdadeiro fator de mudança para os CFOs criarem orçamentos executáveis e inteligentes.
3. Utilizar os dados certos
A última peça do puzzle, cuja importância está a aumentar rapidamente, são os dados. Tal como referido anteriormente, gerir as grandes quantidades de dados disponíveis pode ser um desafio significativo para os CFOs. E depois existe o trabalho necessário para “limpar” e organizar os dados para que sejam acessíveis e úteis. Conclusão: a elaboração do orçamento, bem feita, não é um exercício único. Deve dar aos CFOs um caminho para a previsão e análise contínuas, o que é difícil sem o processo, a tecnologia e os dados certos. A implementação de um processo de elaboração do orçamento eficaz constitui uma excelente oportunidade para garantir o êxito do período de elaboração do orçamento.
Adaptado de: “3 Keys to Better Budgeting: Process, Technology, and Data“, por Sanjeev Parlikar, trabalha na empresa de consultoria Accordion como diretor-geral e responsável pelas finanças estratégicas, publicado em CFO News em 24 de outubro de 2023.