Como ultrapassar eficazmente as lacunas de competências

O que normalmente fazemos quando nos deparamos com lacunas de competências nos colaboradores é fazer um curso de formação. De facto, uma lacuna no conhecimento ou nas competências é uma das situações em que a formação pode ser a solução perfeita. Mas e quando a situação não é simples?

A maioria das competências, como as competências de negociação, são complexas. Uma vez treinadas, o colaborador tem de ser capaz de executá-las em diferentes situações e condições e a um nível consistentemente elevado de expertise. Muitos cursos de formação, no entanto, proporcionam condições “ideais” para a tarefa, que não incluem os fatores da “vida real” que podem fazer com que um colaborador se distraia ou confunda. Um curso de formação sobre competências de negociação, por exemplo, fornece orientações a seguir e algumas dicas, que podem ser praticadas. Mas cada negociação na vida real será diferente, e o colaborador precisa de ser capaz de perceber o que se está a passar e identificar as táticas que a outra pessoa está a usar para responder eficazmente à sua estratégia, enquanto tenta sempre fortalecer e preservar a relação.

Além disso, algumas competências são usadas com pouca frequência, e a formação e a prática são esquecidas antes de serem usadas em situações reais. Os exemplos incluem reclamações de clientes e processos de encerramento de contas anuais (que por definição apenas ocorrem uma vez por ano).

Formação eficaz de competências

A formação pode produzir bons resultados, mas precisa de ser cuidadosamente planeada e implementada para que a aprendizagem se mantenha e seja relevante. Para conceber uma formação eficaz de competências, as organizações podem seguir estes cinco passos:

  1. Compreender a lacuna de competências

Não confie na sua perceção. Procure processos robustos de gestão de desempenho para compreender onde é que os níveis de competências precisam de ser aumentados e os riscos associados a uma lacuna de competências.

Fale com aqueles que executam a tarefa como parte da sua função. Peça-lhes para guiá-lo através do processo. Em que etapas têm dificuldade? Podem explicar claramente o que estão a fazer e porquê?

  1. Concentrar em objetivos específicos de aprendizagem

A formação bem concebida concentra-se em objetivos específicos de aprendizagem que atendem às lacunas de competências. Dá prioridade ao que os indivíduos precisam de saber e dá-lhes a oportunidade de praticar as competências num ambiente semelhante ao que vão enfrentar “de volta ao escritório”. Também ajuda a compreender as competências e os princípios mais amplos e a aplicá-los em várias situações.

Um exemplo disso é dar aos membros da equipa um conjunto de perguntas ou um processo a ser seguido antes de aprovar uma fatura. Isto ajuda-os a aplicar a formação a situações que possam encontrar, em vez de apenas os exemplos usados usualmente no curso de formação.

  1. Momento da formação

O momento da formação é crítico. Deve ocorrer próximo do momento em que a competência será usada. Para as competências usadas no dia a dia, isso não é particularmente difícil. Mas se as competências estão relacionadas com um novo processo ou implementação do sistema, então a formação deve ocorrer o mais próximo possível da data de implementação (mas não depois!).

Se uma competência for usada com pouca frequência, a formação deve estar acessível a qualquer momento — por exemplo, sob a forma de um vídeo gravado que possa ser acedido a partir do sistema usado para executar a tarefa.

  1. Dar feedback

O feedback do supervisor sobre a demonstração das competências é essencial. Os alunos precisam de obter feedback sobre o que estão a colocar em prática — incluindo o que estão a fazer bem.

Os próprios formadores precisam de ter uma combinação única de conhecimentos e competências de comunicação para ministrar a formação de modo notável e dar feedback preciso e útil. Os formadores devem ser preparados e obter algum reconhecimento pelo papel que estão a desempenhar. Muitas vezes, a formação é um papel atribuído aos gestores que já estão ocupados e não se sentem recompensados por dar algo em troca.

  1. Testar o conhecimento aplicado

As avaliações podem ser usadas para demonstrar que um membro da equipa tem competências suficientes para desempenhar a sua função corretamente, mas o seu uso pode estar repleto de dificuldades em determinar o que avaliar, o que constitui uma “aprovação” e o objetivo da avaliação.

A aplicação prática da competência deve ser observada por um avaliador qualificado, recorrendo a critérios padronizados. Se isso não for possível devido ao custo ou a outros fatores, então qualquer teste escrito deve estar focado na aplicação do conhecimento e não no próprio conhecimento; caso contrário, torna-se numa avaliação abstrata e não prática.

A questão final

As competências exigidas hoje podem não ser as necessárias para o futuro, o que significa que as organizações têm de estar constantemente à procura de que as novas capacidades são necessárias para desempenhar uma função.

Então, uma pergunta final — quando foi a última vez que fez uma avaliação de competências na sua função ou negócio? O acompanhamento dos requisitos da equipa de amanhã vai mantê-lo na vanguarda da produtividade e do envolvimento dos colaboradores, em vez de ficar para trás.

 

Adaptado de: “How to effectively fill skill gaps“, por Helen Tuddenham, executive coach e consultora de desenvolvimento de liderança sediada no Reino Unido, publicado em FM magazine em 03 de maio de 2022.



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